Los Comités Técnicos forman la espina dorsal de la AAPA y pueden incluir a socios de todas las categorías de membresía. Los comités ayudan a la Asociación a establecer políticas y desarrollar nuevos programas. Más importante aún, los comités sirven como foros de intercambio de información para los homólogos de diferentes puertos miembros de AAPA y ayudan a brindar consejo y orientación al liderazgo de la Asociación en torno a temas de relevancia.
La AAPA cuenta con 12 comités técnicos permanentes y dos comités políticos. Los comités técnicos se componen de socios de todas las categorías de membresía de AAPA y los comités políticos se componen solamente de miembros corporativos de EE.UU. Los socios se hacen miembros de un comité particular solicitándoles el permiso de unirse al liderazgo de dicho comité y personal de enlace de AAPA.
Los presidentes de comité son elegidos por los miembros respectivos del dicho comité. El Presidente de la Junta Directiva aprueba luego a los presidentes de los comités permanentes.
El Presidente de la Junta también tiene la autoridad de establecer y nombrar a miembros de comités específicos durante su término para tratar cualquier problema específico que pueda surgir o no esté bajo la responsabilidad de ninguno de los comites permanentes.
Planificación de Seminarios y Talleres
Además de ayudar a los miembros de AAPA con asuntos o problemas dentro de su responsabilidad técnica, los miembros de cada comité planifican y organizan talleres (programas de capacitación que duran un promedio de 1½ días) y seminarios cada dos años (los cuales duran generalmente 2 ½ días). Estos programas proveen una importante oportunidad tanto para el intercambio de información entre homólogos portuarios como para obtener una fuente de ingresos para la Asociación que no proviene de cuotas de membresía. Los miembros de comité suelen participar como ponentes y moderadores en los paneles llevados a cabo durante los programas de educación y capacitación.
Resoluciones
Los comités también ponen en práctica, recomiendan y revisan anualmente las resoluciones en materia de sus responsabilidades. Las resoluciones son aprobadas por la membresía general de AAPA durante la Convención Anual.
Reuniones
Los comites técnicos se reúnen una o dos veces al año aparte de la Conferencia de Primavera o Convención Anual. Algunos comités se reúnen en recintos portuarios y otros se reúnen en una ciudad central que tiene hoteles cerca del aeropuerto para facilitar la asistencia de miembros. Generalmente el presidente del comite, junto con el personal de AAPA, recomienda los lugares y fechas para reuniones. La duración y/o formato de cada reunión puede variar según las demandas de cada comité. Las reuniones celebradas fuera de la Conferencia de Primavera o Convención Anual permiten una discusión más a fondo de asuntos del comité y más tiempo para relacionarse.
Los presidentes de comité brindan un liderazgo esencial a la Asociación. Ellos ayudan a reclutar y motivar a miembros potenciales, establecer la agenda del comité, y comunicar el trabajo y prioridades del comité a los oficiales y directores de AAPA.
Responsabilidades del Presidente
Los presidentes tienen a su cargo presidir tantas reuniones como sean necesarias a lo largo del año. Ellos someten a consideración las resoluciones del comité antes de la Convención Anual. Se les pide a los presidentes que compartan sus conocimientos y experiencias durante la Conferencia de Administración Ejecutiva de AAPA, celebrada anualmente en distintos lugares.
Planificación de Taller/Seminario
Los presidentes, junto con los miembros y el personal de enlace de AAPA, toman responsabilidad primaria en el desarrollo de los programas del comité-- elaborando una agenda académica, buscando a moderadores y ponentes y consiguiendo patrocinios. Los presidentes tienen a su cargo la presentación de palabras de bienvenida durante la apertura del seminario. El o ella pueden también participar como ponentes y/o moderadores.
Cumbre de Liderazgo Anual
Los presidentes también deben asistir a la Cumbre de Liderazgo Anual de AAPA, la cuál está diseñada para mejorar la coordinación entre los presidentes de los comités técnicos, el Comite Ejecutivo, y el nuevo Presidente de la Junta Directiva. La Cumbre provee la oportunidad de discutir las metas para el año entrante de actividades y revisar políticas y procedimientos. Se les pide redactar un informe escrito y presentarlo durante el evento. También se les puede pedir que preparen varios informes orales y escritos sobre específicas iniciativas del comité para el Comité Ejecutivo de AAPA o Junta Directiva y presentarlos durante la Convención de Primavera o Convención Anual.
Duración del Término
Los presidentes, quienes sirven bajo el mando del Presidente de la Junta, deben de rotar regularmente y fungen generalmente sus cargos por un periodo de dos o tres años (comenzando un término al acabar la Convención Anual).
Vicepresidente
Los vicepresidentes de comités son seleccionados por nombramiento o voto de los miembros. Idealmente el proceso de selección tendrá en cuenta la diversidad en liderazgo, geografía, tipo y tamaño del puerto, etc. La elección o nombramiento de un vicepresidente (1) designa a un líder del seminario en el caso de que el presidente no pueda asistirlo, y (2) permite al comité preparar a un/a candidato/a para la próxima presidencia. En adición, se les anima a los comités a seleccionar a un/a secretario/a para tomar las actas.
Membresía
Todos los miembros de AAPA --corporativos (puertos), ISP, SCP, académicos y honorarios-- pueden formar parte de los comités técnicos. Sin embargo, puede que haya asuntos determinados por el Presidente y el personal de enlace, tales como una decisión política o una decisión para contratar a un asesor o abogado, que están restingidos al voto de los miembros corporativos del comité. Esos asuntos serán determinados por el presidente del comité.
Los miembros de comité son nombrados o aprobados por los respectivos presidentes de comité. A los presidentes de comité se les anima a buscar representantes de toda la membresía de AAPA. El personal de enlace puede ayudar a identificar a nuevos miembros del comité.
Prospectos miembros son animados a: 1) determinar el tiempo y dedicación a viajar para reunirse con el comité; y para miembros corporativos, 2) conseguir el apoyo de su director ejecutivo antes de hacer la solicitud de unirse.
Tamaño del Comité
Los presidentes son alentados a mantener el tamaño de su comité a un efectivo y manejable nivel. Esto puede ser logrado limitando la membresía a un representante de un puerto o compañía, o dividiéndose en subcomités para enfocarse en diferentes asuntos.
Participación Activa
Los miembros serán considerados activos participantes en comités si ellos participan en por lo menos una reunión al año y están activamente participando en proyectos del comité, incluyendo la planificación y participación en el seminario bianual. Obtener la designación de Gerente Portuario Profesional (PPM®) requiere la activa participación en comité. Los miembros inactivos pueden ser destituidos a la discreción del presidente.
A cada comité se le asigna un miembro del personal de AAPA quien sirve como enlace para facilitar la comunicación entre la sede de AAPA y los comités. Este enlace mantiene informada la sede de AAPA acerca de proyectos planeados del comité y también proveen información al comité acerca de las necesidades, metas y planes de la Asociación en general, incluyendo el trabajo de otros comités que le pueda ser relevante.
Mientras el personal de enlace ayudará a los presidentes a comunicarse con los miembros del comité (en la difusión de novedades sobre seminarios, agendas y actas por ejemplo), el presidente, vicepresidente o secretaria son responsables por el desarrollo de esas agendas, actas, programas e informes anuales.
El personal de enlace de AAPA también ayuda con la planificación y logística de seminarios.
